Digitale Ratsarbeit in immer mehr Städten und Gemeinden

Viele Ratsmitglieder gehen mittlerweile nur noch mit Laptop oder iPad zu den Sitzungen. Dabei ist die Reduzierung der Papierberge nur einer von vielen Vorteilen, den die Mandatsträger bei ihrer digitalen Ratsarbeit schätzen.

Die digitale Ratsarbeit soll in Zukunft die Kommunalpolitik transparenter machen, den Papiereinsatz reduzieren, Recherchen nach Sitzungsunterlagen erleichtern, Arbeitsprozesse vereinfachen und somit die Ratsmitglieder entlasten. Hier ein paar Beispiele:

Nachdem die Sitzungsräume in Jork (Niedersachsen) mit einem WLAN-Netz ausgestattet wurden, erhielten die Gemeinderatsmitglieder im September 2009 gemeindeeigene Notebooks sowie Schulungen im Umgang mit der Software für die digitale Ratsarbeit. Aus Sicht der Verwaltung konnte durch die Einführung der digitalen Ratsarbeit die internen Verwaltungsabläufe und die Kommunikation mit den Mandatsträgern optimiert werden. Inzwischen werden alle Sitzungen von der Verwaltung mittels eines Beamers digital moderiert. Darüber hinaus ist mit dem Ratsinformationssystem eine umfassende Information der Bürger gewährleistet. Für die Ratsmitglieder ist es übrigens besonders wichtig, dass sie Beratungsvorlagen am Bildschirm mit Notizen versehen oder Sitzungsdokumente mit Manuskripten für eigene Redebeiträge verknüpfen können. Dadurch wird die Fraktionsarbeit unterstützt, denn die Notizen und Textbeiträge können innerhalb der Fraktion im Ratsinformationssystem verteilt werden. Dadurch werden die Gemeinderatsmitglieder, die an einer Fraktionssitzung nicht teilnehmen konnten, umfassend informiert.
(Quelle: Kommune 21 – Ratsinformationssysteme: Sitzung mit Laptop)

Im November 2011 wurden in Göttingen (Niedersachsen) der Oberbürgermeister und die 46 Ratsmitglieder mit iPads ausgestattet. Seit dem werden alle wichtigen Informationen wie Einladungen zu den Ratssitzungen und der Fachausschüsse sowie Beschlussvorlagen, Niederschriften und Änderungsanträge ausschließlich digital zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus sollen die iPads die Kommunikation der Ratsmitglieder untereinander und mit der Verwaltung verbessern. Die Anschaffung der iPads und die Herstellung der notwendigen technischen Infrastruktur kostete die Stadt einmalig rund 50.000 Euro. Dem stehen in Zukunft allerdings jährliche Einsparungen in Höhe von ca. 25.000 Euro bei Druck, Porto und Papier gegenüber.
(Quelle: Stadt Göttingen – Tablet-PC: Göttinger Rat arbeitet künftig papierlos)

In Allstedt (Sachsen-Anhalt) überraschte die CDU-Fraktion im März 2012 den Stadtrat mit einem Antrag zur Einführung von iPads für die Ratsmitglieder, um so den hohen Papierverbrauch der Stadträte einzudämmen. Die Vizebürgermeisterin rechnete dem Rat vor, dass man allein beim Ausdruck des jährlichen Haushalts im günstigsten Fall auf 10.920 ausgedruckte Seiten kommt.
(Quelle: Mitteldeutsche Zeitung – Mit dem I-Pad in die Ratssitzung?)

Die WAZ berichtete im Mai 2012, dass die Stadtratsmitglieder in Duisburg (Nordrhein-Westfalen) künftig auf gedrucktes Papier verzichten müssen und stattdessen leihweise mit einem iPad ausgestattet werden. Dies würde die Stadt pro Jahr und pro Gerät 220 Euro kosten, inklusive Lizenzen und Fernwartung. Durch die Umstellung auf die digitale Ratsarbeit könnten jährlich 186.500 Euro durch die wegfallenden Druck- und Versandkosten eingespart werden. Allerdings müssen sich die Mandatsträger selber darum kümmern, wie sie mit ihrem iPad ins Internet kommen. Denn durch die monatliche Aufwandsentschädigung – so argumentiert zumindest das Duisburger Rechtsamt – sind die Kosten für eine Internetverbindung bereits abgedeckt.
(Quelle: WAZ – iPad statt Papiervorlagen für Politiker im Duisburger Rat)

Ebenfalls im Mai 2012 stellte die CDU-Fraktion in Neuss (Nordrhein-Westfalen) einen Antrag zur Einführung eines „Papierlosen Stadtrates“. Der Antrag wurde damit begründet, dass die Unterlagen in Papierform oftmals nicht lesbar seien und zu viele unnötige Kopien angefertigt würden, die wegen der Arbeitsteilung innerhalb der Fraktionen nicht jedem Stadtverordneten vorliegen müssen. Neben dem Umweltaspekt durch die Papiereinsparung können die Neusser Bürger auf die öffentlichen Unterlagen über das Internet zugreifen. Dies ist zwar momentan möglich, wurde aber nicht vollständig umgesetzt. Die Stadtverwaltung hat nun bis September Zeit, einen Vorschlag zur Umsetzung des „Papierlosen Stadtrates“ vorzubereiten.
(Quelle: Neuss-Grevenbroicher Zeitung – Der Rat wird papierlos)

Auch die Stadt Oberhausen (Nordrhein-Westfalen) will laut einem Artikel in der WAZ von Mai 2012 in Zukunft 238.000 Euro Kosten bei Papierausdrucken einsparen und setzt dabei auf die Einführung von Tablet-PCs in der Ratsarbeit. Aktuell betreibt die Stadt einen enormen Aufwand, um die Mandatsträger mit den benötigen Sitzungsunterlagen in Papierform zu versorgen. Denn diese müssen ausgedruckt, dann eingetütet und schließlich noch verschickt werden. Das sind im Jahr hunderttausende von Seiten. Hinzu kommt der enorme Personalaufwand. Allein vom neuen Haushaltssanierungskonzept gingen 450 Exemplare an Politiker, Organisationen und Verbände. Mit iPads oder vergleichbaren Produkten könnten die Ratsmitglieder die Unterlagen über das Internet direkt auf das Gerät geschickt bekommen. Tablet-PCs, so argumentiert die Stadt weiter, lassen sich unkompliziert in jeden Sitzungssaal mitnehmen. Wahrscheinlich müssten die Geräte den Ratsmitgliedern entweder geschenkt oder bis zum Ende der Legislaturperiode leihweise zur Verfügung gestellt werden. Genaue Angaben zu den Anschaffungskosten für die Geräte liegen der Stadt allerdings noch nicht vor. Vorbild sind übrigens verschiedene Gemeinden in Niedersachsen, in denen das Konzept der digitalen Ratsarbeit bereits erfolgreich erprobt wurde. Innerhalb kürzester Zeit habe sich dort auch die Anschaffung der Geräte rentiert. Als Einführungstermin stellt sich die Stadt die Zeit nach der nächsten Kommunalwahl im Herbst 2014 vor.
(Quelle: WAZ – Politiker bekommen iPads, weil Oberhausen sparen will)

Um Papier- und Druckkosten einzusparen – so berichtet die WAZ im Juni 2012 – will die CDU in Hagen (Nordrhein-Westfalen) künftig Ratsmitglieder und Bezirksvertreter mit iPads oder ähnlichen Produkten ausstatten. Diesem CDU-Vorschlag hat die Bezirksvertretung Nord bereits zugestimmt, denn die CDU verspricht sich von dieser Maßnahme eine Kostensenkung in sechsstelliger Höhe. Pro Jahr fallen in Hagen 50.000 Euro an Druckkosten für Sitzungsvorlagen und Arbeitspapiere an, die die Kommunalpolitiker als Grundlage für ihre Sitzungen benötigen. Innerhalb einer fünfjährigen Legislaturperiode summiert sich dieser Betrag auf stattliche 250.000 Euro. Die Anschaffungskosten für Tablet-PCs würden bei einmalig 48.000 Euro liegen und die Stadt könnte dann während einer Legislaturperiode 202.000 Euro an Druckkosten einsparen.
(Quelle: WAZ – Hagener Politiker sollen mit Tablet-PCs ausgestattet werden)

In St. Ingbert (Saarland) beantragten im Juni 2012 gleich sechs Fraktionen (Bündnis 90/Die Grünen, Die Linke, Familienpartei, Freie Wähler St. Ingbert, SPD und Unabhängige Christdemokraten) die Sitzungsunterlagen in Papierform auf eine digitale Verfügbarkeit umzustellen. Allein die Sitzungseinladungen des Stadtrats, der Ausschüsse und sonstigen Gremien belaufen sich im Jahr auf über 100.000 Kopien in Papierform. Durch die Reduzierung des Papieraufwandes soll Geld und Arbeitszeit in der Stadtverwaltung eingespart werden, da die Verwaltungsmitarbeiter vor jeder Sitzung tagelang mit dem Kopieren und Eintüten der Unterlagen beschäftigt sind. Hinzu kommen Kopierkosten und der Umweltaspekt. Wird der Antrag umgesetzt, dann könnten in Zukunft die Mandatsträger mit privaten oder von der Stadtverwaltung zur Verfügung gestellten Tablet-PCs oder Laptops alle benötigten Unterlagen vor, während oder nach den Sitzungen über ein digitales Ratsinformationssystem beziehen.
(Quelle: Saarbrücker Zeitung – Über 100 000 Kopien im Jahr: Fraktionen wollen digitales Ratssystem)

Auch in Wuppertal (Nordrhein-Westfalen) haben im Juli 2012 die Fraktionen von SPD und CDU in einem gemeinsamen Antrag die Einführung eines papierlosen Rates gefordert. Die beiden Fraktionen verweisen dabei auf andere Kommunen, in denen die papierlose Ratsarbeit bereits erfolgreich umgesetzt wurde. Die Erfahrungen in diesen Kommunen haben außerdem gezeigt, dass die Einsparungen bei den Druck- und Versandkosten größer sind als die Investitionen in die dafür benötigte Infrastruktur. Wenn möglich, soll die Umsetzung noch in dieser Ratsperiode erfolgen, spätestens nach den Kommunalwahlen im Herbst 2014. Bisherige Bedenken wegen der Lesbarkeit von Vorlagen in elektronischer Form – so SPD und CDU in einer Presseerklärung – gibt es mit den gängigen Computerprogrammen nicht mehr, denn mittlerweile können elektronische Vorlagen auf einem Rechner viel komfortabler bearbeitet werden.
(Quelle: SPD-Ratsfraktion Wuppertal – Einführung des papierlosen Rates gefordert)

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